• 
• 
• 
• 
• 
• 

Goede dossiervorming essentieel

De Wet op het financieel toezicht (Wft) is inmiddels ruim vijf jaar onderweg en dus zouden de bepalingen van de Wet inmiddels genoeglijk bekend moeten zijn bij financieel dienstverleners. Als een van de toonaangevende compliance-adviseurs zien wij in onze dagelijkse praktijk dat dit op onderdelen nog wel eens te wensen over laat. Een van deze aspecten is de dossiervorming. In dit artikel gaan we in op het hoe en waarom van een zorgvuldige dossiervorming.

Wettelijke eisen

Als financieel dienstverlener heb je te maken met publiekrechtelijke bepalingen ten aanzien van de dossiervorming (Wft) en privaatrechtelijke bepalingen (Burgerlijk Wetboek). Een van de meest bepalende publiekrechtelijke bepalingen is artikel 4:15 Wft, waarin onder andere wordt bepaald dat een financieel dienstverlener zijn bedrijfsvoering zodanig dient in te richten dat deze een beheerste en integere uitoefening van zijn bedrijf waarborgt, dat informatieverstrekking aan consumenten wordt gewaarborgd en dat een zorgvuldige behandeling van consumenten wordt gewaarborgd. In artikel 32 van het Besluit gedragstoezicht financiële ondernemingen (Bgfo) wordt nader onderbouwd op welke wijze hier invulling aan gegeven dient te worden. Uit dit artikel valt te lezen dat de adviseur/bemiddelaar ervoor moet zorgen dat hij de ingewonnen informatie van de klant alsmede de gegevens van het aanbevolen product minimaal één jaar bewaart vanaf het moment van advisering. Dit moet op zodanige wijze geschieden dat de adviseur/bemiddelaar op basis van zijn dossier in staat is om de Autoriteit Financiële Markten (AFM) aan te kunnen tonen dat de klant als gevolg van het advies de keuze heeft gemaakt voor het aangaan van een overeenkomst. In het Burgerlijk Wetboek wordt niet zo diep ingegaan op de kwaliteit van de dossiervorming, maar worden wel concrete eisen gesteld aan de zorgplicht van de financieel dienstverlener (artikel 7:400 e.v.). Hierin wordt onder andere bepaald dat de financieel dienstverlener bij zijn werkzaamheden de zorg van een goed opdrachtnemer in acht moet nemen. De verhouding tussen de financieel dienstverlener en de consument is bepaald door een overeenkomst van opdracht. Daarnaast moet de financieel dienstverlener de klant op de hoogte houden van zijn werkzaamheden.

Vertaling naar de praktijk

Een goed adviesdossier is essentieel omdat het u in staat stelt om aan de AFM aan te tonen dat u aan uw wettelijke verplichtingen op het gebied van advisering en bemiddeling heeft voldaan, maar kan ook dienen als bewijs in een eventuele civiele procedure. Uit boetebesluiten van de AFM (zie o.a. het boetebesluit van 6 februari 2009 inzake Postbank) blijkt dat het niet uitmaakt of u niet aan uw inwinningsverplichting heeft voldaan of dat u dit niet kunt aantonen.

In haar adviesrapporten onderscheidt de AFM de volgende stappen in het adviesproces: intake - inventarisatie - analyse - advies - bemiddelen - nazorg. Per processtap zullen wij aangeven welke documenten onder andere in het dossier thuishoren.

Intake:

 

• Bewijsstukken van verstrekken dienstenwijzer;
• Bewijsstukken van verstrekken dienstverleningsdocument;
• Bewijsstukken van gemaakte beloningsafspraken;
• Eventueel Opdracht van dienstverlening;
• Eventueel bewijsstukken van verstrekte algemene voorwaarden. 

 

Inventarisatie:

 

• De van de klant ingewonnen informatie op het gebied van zijn financiële positie, risicobereidheid, kennis & ervaring en doelstellingen (klantprofiel);
• Relevante informatie ten aanzien van bestaande voorzieningen en regelingen op het gebied van arbeidsongeschiktheid, werkloosheid, overlijden en pensionering;
• Kopieën van huidige financiële producten (bijvoorbeeld huidig hypotheekcontract of pensioen);
• Bewijsstukken waaruit blijkt dat is gecontroleerd of de ontvangen informatie klopt (dit kan door het stellen van controlevragen en het schetsen van scenario’s);
• Bewijsstukken waaruit blijkt dat – indien noodzakelijk – de doelstellingen van de klant zijn geprioriteerd;
• Gemaakte aantekeningen en/of gespreksverslagen. 

 

Analyse:

 

• Berekening van de risico’s die de klant kan lopen, niet alleen op dit moment maar ook na overlijden, arbeidsongeschiktheid, werkloosheid of pensionering;
• Berekeningen van alternatieven die passen bij het klantprofiel (bijvoorbeeld een spaarhypotheek versus een bankspaarhypotheek met een overlijdensrisicoverzekering);
• Productvergelijkingen, bijvoorbeeld overzichten uit Moneyview of andere vergelijkingssoftware;
• Opgevraagde offertes van aanbieders;
• Eventuele offertes/berekeningen ten aanzien van aanvullende dekkingen (arbeidsongeschiktheid, werkloosheid of overlijden);
• Eventueel berekening van de terugverdien periode indien het om het oversluiten van een financieel product gaat. 

Advies:

• Een adviesrapport, bij voorkeur een concept, met één advies. Dit advies moet aansluiten bij de ingewonnen informatie;
• Een adviesmotivatie: een vertaling van de belangrijke punten uit het klantprofiel naar het geadviseerde product(en);
• Bewijsstukken waaruit blijkt dat bij de klant is geverifieerd of de uitgangspunten op de juiste wijze zijn vertaald naar het advies (bijvoorbeeld een ondertekend adviesrapport);
• Bewijsstukken waaruit blijkt dat de klant het gegeven advies overziet en de consequenties begrijpt (bijvoorbeeld een ondertekend adviesrapport). 

Bemiddeling:

• Bij voorkeur een definitief adviesrapport welke is opgesteld naar aanleiding van het adviesgesprek;
• Een kopie van het aanvraagformulier c.q. de getekende offerte;
• Indien de klant is afgeweken van het advies: bewijsstukken dat de klant expliciet is gewezen op de financiële gevolgen van de afwijking;
• Indien niet is geadviseerd: bewijsstukken waaruit blijkt dat de klant voorafgaand aan de dienstverlening is gewezen op het feit dat niet wordt geadviseerd;
• Bij beloning op basis van provisie een urenverantwoording om aan de inducementnorm te kunnen voldoen (wordt ook geadviseerd bij beloning op fee). 

Nazorg:

• Eventueel van de wettelijke nazorg afwijkend gemaakte afspraken (bijvoorbeeld abonnement met signaleringen);
• Agenda’s om gemaakte nazorgafspraken te bewaken. 

 

Bovenstaand overzicht is niet limitatief en kan afwijken per productsoort.

Onderzoek kwaliteit adviesdossiers

SVC Compliance heeft een praktische Wft audit ontwikkeld, waarin onder meer de kwaliteit van de adviesdossiers wordt vastgesteld. Wilt u meer informatie of de dossiervorming of de Wft audit, neemt u dan contact op met één van de hiernaast genoemde contactpersonen.

Er zijn op dit moment geen nieuwsberichten weer te geven.

Berichten 0 tot 0 (van de 0) weergegeven.
Ga naar pagina:

Home » Nieuws » Goe